PDF Dokumente automatisieren

An Hand des Inhalts und über Bedingungen können Dokumente erkannt, geteilt und Metadaten ausgelesen werden. Die Dokumente können auch nach Kriterien neu zusammensetzt werden, inhaltsgesteuert kann Briefpapier hinterlegt, gedruckt und per Email versandt werden.

 

PDFmdx Job Prozessor

Zentrale, serverbasierende, automatisierte und unbeaufsichtigte Verarbeitung der Dokumente über Folder-Monitoring. Mehrere Jobs können angelegt und mehrere Eingangsordner können damit überwacht werden. Pro Job / Eingangsordner erfolgt eine Vor-Auswahl der zu erkennenden Templates und Layouts. Der Prozessor prüft jedes zu verarbeitende Dokument gegen die vorausgewählten Templates / Layouts. Passen die Erkennungs-Bedingungen so erfolgt die über das Template / Layout festgelegte Verarbeitung. Der Job-Prozessor führt das aus was über den PDFmdx Template Editor an Logik und Verarbeitungs-Schritten festgelegt wurde.

Windows Dienst

Für die serverbasierende und unbeaufsichtigte Verarbeitung wird ein Windows Dienst installiert. Alternativ dazu kann auch eine startbare Anwendung verwendet werden. Der zu verwendende Service Account ist konfigurierbar.

Email Server Konfiguration

Der Versand der Emails erfolgt über eine SMTP Server, mit oder ohne Verschlüsselung und Authentifizierung. Auftretende Fehler lassen sich per Email melden.

Nur Daten ausgeben

Diese Option erlaubt es nur Metadaten aus Dokumenten auszulesen, die Dokumente selbst aber nicht zu verändern. Es erfolgt kein Teilen, Umbenennen, Verschieben usw.

Vorab Teilen

Umfangreiche Dokumente mit vielen Seiten können vorab geteilt werden um die Verarbeitung zu beschleunigen. Optionen: Vorab-Teilen über eine Vorlage nach Bedingungen, nach Feldinhaltsänderung, nach Seitenzahl oder nach Layout-Änderung.

Zeitgesteuerte Verarbeitung

Standardmäßig werden neu hinzukommende Dateien sofort erkannt und verarbeitet. Es gibt jedoch auch die zeitgesteuerte Verarbeitung – im Minuten-Intervall, Täglich zu einer bestimmten Zeit oder mit festgelegten Datum / Uhrzeit.

Druck-Server Konfiguration

Der PDF2Printer Druckserver-Dienst wird unterstützt. Auswahl des Standard-Druckers sowie welches Feld die Drucker steuert. Alias Zuordnung ermöglich es ausgelesene Werte einen physischen Drucker zuzuordnen.

Parallele Verarbeitung

Bei ausreichend Ressourcen und hohem Dokumentenaufkommen lassen sich mehrere parallele Verarbeitungsprozessor konfigurieren und betreiben.

Kopiere nach

Eingangsdokumente können damit auch automatisch in die andere ausgewählten Jobs / Ordner kopiert. Damit lassen sich unterschiedliche Ergebnisse aus den Eingangsdokumenten erzeugen.

Vorlagen / Layout-Auswahl

Pro Job / Ordner wird ausgewählt gegen welche Templates / Layouts getestet werden soll. Nein im Eingangs-Ordner hinzukommende Dokumente werden gegen diese Auswahl getestet, bei positivem Ergebnis erfolgt die Verarbeitung auf dieser Basis.

Error Folder / Logging

Fehler werden protokolliert. Das betreffende Dokument wird in den Error Folder verschoben. Falls konfiguriert wird auch ein Error Email verschickt. Erfolgreiche Verarbeitungen werden über die Metadaten-Datei protokolliert.

Anwendung: Sammelrechnungen & Gutschriften – Erkennen, Auslesen und in Einzelbelege aufteilen

Bei diesem Anwendungsfall muss ein Dokumentenstapel der Rechnungen und Gutschriften mit unterschiedlichen Layouts enthält in Einzeldokumente aufgeteilt und die Einzeldokumente nach der Belegnummer benannt werden. Dabei sind nicht nur die Layouts der Belegtypen unterschiedlich, auch innerhalb des gleichen Belegtyps kann die Position der Belegnummer je nach Anzahl der Adresszeilen vertikal verschieden sein.

Mehr Anwendungsbeispiele

Screenshots

PDF Dokumentenverarbeitung automatisieren

  • EMail Versand von Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, Terminerinnerungen
  • Automatisierte Archivierung von Reports und Belegen
  • Hinterlegen von Briefpapier
  • Erzeugen von Tickets, Gutscheinen und Rechnungen durch Hinterlegen von Grafiken und Ausgabe über einen Druck-Server
  • Dokumente teilen, benennen, in Ordnern strukturieren und über OwnCloud für Mobil Clients zugänglich machen
  • Gesamt-Reports teilen und nach anderen Kriterien neu zusammensetzen
  • Gescannte Eingangsrechnungen, automatisch erkennen und Metadaten für die Weiterverarbeitung auslesen
  • Sammelrechnungen & Gutschriften – Erkennen, Auslesen und in Einzelbelege aufteilen
  • Wir setzen PDFmdx MetaData Extractor sehr erfolgreich in unserem Unternehmen ein. Besonders unser Außendienst schätzt den unkomplizierten Informationsgewinn beim Kunden vor Ort. Unsere Angebote/Auftragsbestätigungen werden als PDF aus dem ERP extrahiert und mit der Cloud-Lösung auf das Tablet des Mitarbeiters abgeglichen – auch die von PDFmdx erstellte Ordnerstruktur ermöglicht eine sehr übersichtliche Lösung.

    J.C.Bawart & Söhne GmbH & Co KG

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