PDF Dokumente automatisieren

An Hand des Inhalts und über Bedingungen können Dokumente erkannt, geteilt und Metadaten ausgelesen werden. Die Dokumente können auch nach Kriterien neu zusammensetzt werden, inhaltsgesteuert kann Briefpapier hinterlegt, gedruckt und per Email versandt werden.

 

Template Editor

Mit dem Template Editor werden die Kriterien und Verarbeitungsschritte konfiguriert. Templates und die damit verbundenen Layouts sind die Voraussetzung um die Dokumente zu kategorisieren, zu splitten und die gewünschte Information daraus auszulesen. Templates bestimmen die Namensgebung, Folder-Struktur, Metadaten und legen die weitere Verarbeitung mit Briefpapier, Signatur und E-Mail Versand fest.

Templates legen fest wie Dokumente über Bedingungen klassifiziert, einem Layout zugeordnet bzw. auch in Einzeldokumente aufgeteilt werden. Templates definieren für alle Layouts die gemeinsamen Verarbeitungsparameter: Felder, Dateiname, Ordnerstruktur, Bedingung für: Teilen, Erkennen, Seiten löschen, sowie Briefpapier, Signatur und EMail

Bedingungen

Werden über Felder aufgebaut und über logische Verknüpfungen sowie über Text und Teilstring aufgebaut. Damit werden Teilung, Layout Erkennung und das Löschen von Seiten gesteuert

Seiten entfernen

Über logische Kriterien können Seiten erkannt werden die gelöscht und nicht ins Zieldokument übernommen werden sollen.

Dokumente teilen

Dokumente können nach fixen Seiten, Änderung von Feldinhalten, logischen Kriterien bzw. Erkennen der Layoutänderung geteilt werden

PDF Voransicht

Auf dem Beispieldokument für das Layout werden die Felder per Drag&Drop positioniert. Ausgelesene Feldinhalte werden sofort angezeigt.

Briefpapier

Überlagern/Hinterlegen von Briefpapier, Unterschiedliche Briefpapiere können durch Bedingungen über den Dokumenteninhalt gesteuert werden.

Such- / Ankerfelder

Felder können in absoluter Position oder aber über eine Suchfunktion, relativ zu Ankerfeldern, positioniert und ausgelesen werden.

Layouts

Einem Template können auch mehrere Layouts zugeordnet werden. Diese legen fest wo und wie die Felder gefunden bzw. was ausgelesen werden soll.

Layout erkennen

Die Layout-Erkennung erfolgt durch logische Bedingungen über die im Layout positionierten Felder.

Neu Zusammenfügen

Dokumente lassen sich teilen und danach über Felder mit andere Sortierung und Struktur neu zusammenfügen.

Testfunktion

Direkter Test des Templates – Erkennen, Auslesen, Teilen, Seiten löschen wird simuliert und angezeigt, andere Testdateien können ausgewählt werden.

Email Vorlage

Erkennen und Auslesen von Email Adressen aus dem Dokument. Betreff und Inhalt sind vorkonfigurier- und über Feldinhalte anreicherbar. Fixe Anhänge sind zuordenbar.

PDF-Infofelder

Lassen sich mit fixem Text oder über aus dem Dokument ausgelesenen Infos befüllt werden.

Anwendung: Sammelrechnungen & Gutschriften – Erkennen, Auslesen und in Einzelbelege aufteilen

Bei diesem Anwendungsfall muss ein Dokumentenstapel der Rechnungen und Gutschriften mit unterschiedlichen Layouts enthält in Einzeldokumente aufgeteilt und die Einzeldokumente nach der Belegnummer benannt werden. Dabei sind nicht nur die Layouts der Belegtypen unterschiedlich, auch innerhalb des gleichen Belegtyps kann die Position der Belegnummer je nach Anzahl der Adresszeilen vertikal verschieden sein.

Mehr Anwendungsbeispiele

Screenshots

PDF Dokumentenverarbeitung automatisieren

  • EMail Versand von Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, Terminerinnerungen
  • Automatisierte Archivierung von Reports und Belegen
  • Hinterlegen von Briefpapier
  • Erzeugen von Tickets, Gutscheinen und Rechnungen durch Hinterlegen von Grafiken und Ausgabe über einen Druck-Server
  • Dokumente teilen, benennen, in Ordnern strukturieren und über OwnCloud für Mobil Clients zugänglich machen
  • Gesamt-Reports teilen und nach anderen Kriterien neu zusammensetzen
  • Gescannte Eingangsrechnungen, automatisch erkennen und Metadaten für die Weiterverarbeitung auslesen
  • Sammelrechnungen & Gutschriften – Erkennen, Auslesen und in Einzelbelege aufteilen

Downloads

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    J.C.Bawart & Söhne GmbH & Co KG

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